Zásady ochrany osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů společnosti Sharp Business Systems Czech Republic s.r.o. ze skupiny Sharp
Poslední aktualizace: leden 2019
1. Úvod
V naší společnosti Sharp Business Systems Czech Republic s.r.o., která je součástí skupiny Sharp („my“, „nás“, „Sharp“) bereme ochranu vašich údajů vážně. Následující zásady ochrany osobních údajů popisují, kdo jsme jako správce osobních údajů, jaké údaje shromažďujeme na našich webových stránkách, jak a proč je shromažďujeme, a jaká jsou vaše práva kontroly těchto údajů.
Jako zodpovědná organizace jsme provedli řadu technických a organizačních opatření k zajištění úplné ochrany veškerých osobních údajů (např. jména, adresy, e-mailu, telefonního čísla) zpracovávaných prostřednictvím této webové stránky za účelem splnění obecného nařízení o ochraně údajů („GDPR“) a v souladu s jakýmikoliv předpisy o ochraně údajů specifickými pro danou zemi. Datové přenosy v prostředí internetu však mohou mít v zásadě bezpečnostní mezery, takže absolutní ochrana nemusí být zaručena. Z tohoto důvodu může každý subjekt údajů volně předávat osobní údaje prostřednictvím alternativních prostředků, např. telefonicky.
Část A) Kdo jsme jako správce údajů
Část A) Kdo jsme jako správce údajů
2. Jméno a adresa správce údajů
Správce údajů pro účely GDPR, další zákony o ochraně údajů platné v členských státech Evropské unie a další ustanovení týkající se ochrany údajů je:
Sharp Business Systems Czech Republic s.r.o.
Sídlo společnosti: K Červenému dvoru 3269/25a 130 00 Praha 3
Spisová značka: C 264009 vedená u Městského soudu v Praze
IČO: 04059573, DIČ: CZ04059573
Telefon: +420 234 129 011
Email: gdpr.cz@sharp.eu
Webová stránka: http://www.sharp.eu
Existuje také druhý správce údajů této webové stránky:
Sharp Electronics GmbH
Nagelsweg 33-35, 20097, Hamburg, Německo
Telefon: 0049- (0)40 2376-0
Email: Dataprotection.seg@sharp.eu
Web: https:// https://www.sharp.cz/cps/rde/xchg/cz/hs.xsl/-/html/energeticka-reseni.htm
Jako správce údajů odpovídáme za to, že rozhodujeme o tom, jak uchováváme, používáme a uchováváme osobní údaje v bezpečí. Znamená to také, že jsme zodpovědní za reakce na vaše požadavky týkající se využití vašich osobních údajů. Máte-li jakékoli dotazy ohledně způsobu zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat:
2.1 Jméno a adresa pověřence pro ochranu údajů
Společnost Sharp Business Systems Czech Republic s.r.o. má pověřence pro ochranu údajů (DPO) se sídlem v sídle společnosti v Londýně (UK) společně s vedoucím ochrany údajů v každé lokální společnosti. V případě dotazů týkajících se ochrany dat nás prosím kontaktujte na adrese:
Email: gdpr.cz@sharp.eu
Se všemi otázkami a návrhy týkajícími se ochrany údajů se můžete kdykoli obrátit přímo na našeho pověřence pro ochranu údajů společnosti Sharp v Evropské centrále:
Email: DPOEurope.SEE@sharp.eu
Část B) Proč a jak používáme vaše údaje
3. Shromažďování osobních údajů a obecné informace
Sbíráme osobní údaje, když si u nás vytvoříte účet, zakoupíte produkty nebo služby, vyplníte formuláře, které vám poskytneme, vytvoříte zprávu nebo oznámení o našich výrobcích nebo službách, kontaktujete nás telefonicky, e-mailem nebo se přímo na nás obrátíte nějakým jiným způsobem.
Shromažďujeme od vás následující typy osobních údajů:
Kontaktní údaje: informace, které nám umožňují vás kontaktovat, jako je vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a adresy spojené s vaším účtem, objednávkou nebo dotazem.
Osobní údaje v přehledech a oznámeních, které nám zasíláte: pokud nám prostřednictvím našich webových stránek sdělíte informace o našich výrobcích a službách, budeme shromažďovat veškeré vaše osobní údaje, které zde uvedete.
Záznamy o vzájemné komunikaci: Když nás kontaktujete, ať už e-mailem nebo telefonicky, budeme o tom vést záznam. Zaznamenáváme také volání s týmem zákaznické podpory, což nám pomáhá při školení a zajištění kvalitních služeb.
Jak používáte naši webovou stránku: Když uživatel nebo automatizovaný systém navštíví naše webové stránky, tyto pak shromažďují řadu obecných dat a informací. Tato obecná data jsou ukládána v souborech protokolu serveru. Můžeme shromažďovat (1) typy prohlížečů a použité verze, (2) operační systém používaný přístupovým systémem, (3) webovou stránku, z níž přístupový systém přichází na naše webové stránky (tzv. odkazovatelé), (4) podstránky (5) datum a čas přístupu na internetovou stránku, (6) adresu internetového protokolu (IP adresu), (7) poskytovatele internetových služeb přístupového systému a (8) jakákoli jiná podobná data a informace, které mohou být použity v případě útoků na naše systémy informačních technologií.
Z webových stránek nevyvozujeme žádné závěry o uživateli. Tyto informace jsou spíše potřebné k tomu, abychom (1) správně doručili obsah našich webových stránek, (2) optimalizovali obsah našich webových stránek i jejich reklamy, (3) zajistili dlouhodobou životaschopnost našich informačních systémů a webových technologií a (4) poskytovali orgánům činným v trestním řízení informace nezbytné pro trestní stíhání v případě kybernetického útoku. Správce proto statisticky anonymně analyzuje shromažďované údaje a informace s cílem zvýšit ochranu dat a zabezpečení dat našeho podniku a zajistit optimální úroveň ochrany osobních údajů, které zpracováváme. Anonymní údaje přihlašovacích souborů serveru jsou uloženy odděleně od všech osobních údajů poskytnutých subjektem údajů.
4. Zákonnost zpracování osobních údajů
Omezujeme shromažďování osobních údajů pouze na to, co je nezbytně nutné k plnění našich právních nebo obchodních povinností. V některých případech však může být poskytnutí osobních údajů částečně vyžadováno zákonem (např. daňovými předpisy), je zapotřebí v rámci smluvních jednání nebo jako součást poskytování služeb. Neposkytnutí osobních údajů by mělo za následek, že smlouva nebo služba se subjektem údajů nemohla být poskytnuta nebo uzavřena, a proto je zájem o zpracování považován za legitimní.
Dříve, než poskytnete osobní údaje, můžete se obrátit na našeho pověřence pro ochranu údajů, který může objasnit, zda je poskytnutí osobních údajů vyžadováno zákonem nebo smlouvou, zda existuje nějaká povinnost poskytnout osobní údaje a důsledky neposkytnutí.
5. Váš souhlas
Pokud je právním důvodem pro zpracování vašich osobních údajů to, že jste poskytli svůj souhlas, můžete kdykoli svůj souhlas odvolat. Pokud svůj souhlas zrušíte, nebudete to mít pro vás žádné negativní následky. Pokud svůj souhlas odvoláte, neznamená to, že by se zpracování, které jsme provedli předtím, než jste svůj souhlas odvolali, stalo nezákonným.
Svůj souhlas můžete odvolat kontaktováním pověřence pro ochranu údajů, jehož údaje jsou uvedeny v článku 2.
6. Kdo má přístup k vašim osobním údajům
Vaše osobní údaje sdílíme s následujícími osobami:
Naši pracovníci: Vaše osobní údaje budou přístupné našim zaměstnancům, ale pouze do té míry, jak to bude nezbytné pro plnění jejich pracovních povinností.
Společnosti, které jsou součástí stejné skupiny společností jako my: Za účelem poskytování služby vám.
Partneři a prodejci: Za účelem odpovědi na dotazy, které máte ohledně produktů a služeb, které Sharp přímo neposkytuje.
Externí poskytovatelé služeb: Sharp používá externí poskytovatele služeb, kteří nám pomáhají například s informačními technologiemi nebo poskytují jiné služby administrativní podpory, abychom mohli provozovat tuto webovou stránku.
Zákonné požadavky a regulatorní agentury: pokud budeme požádání o sdělení nebo sdílení vašich osobních údajů za účelem dodržení právních povinností nebo jiných regulatorních požadavků
Kromě výše uvedených výjimek osobní údaje nikomu neposkytujeme. Ostatním třetím stranám můžeme poskytovat statistické informace a analytické údaje, ale zajistíme, aby informace byly agregovány a aby na jejich základě nemohl být nikdo identifikován dříve, než je zveřejníme či někomu poskytneme.
7. Změny v obchodním vlastnictví a řízení
Jakékoli z informací popsaných v těchto Zásadách ochrany soukromí můžeme převést, prodat nebo předat třetí straně v důsledku prodeje, sloučení, konsolidace či změny řízení společnosti nebo v důsledku převodu aktiv či reorganizace naší společnosti. Pokud budeme součástí fúze, akvizice nebo prodeje aktiv, budeme vždy zpracovávat vaše osobní údaje v souladu s vašimi právy a svobodami a na základě ustanovení dohody o zachování mlčenlivosti uzavřené mezi jednotlivými stranami.
8. Převod osobních údajů
Někdy osobní údaje převádíme třetím osobám, například poskytovatelům systémového softwaru pro prodej nebo služeb CRM, poskytovatelům softwaru, subjektům poskytujícím automatizaci marketingu nebo agenturám (např. marketingovým nebo náborovým), které sídlí v [zemi / zemích] mimo EU a Evropský hospodářský prostor „EHP“
Aby bylo zajištěno, že vaše osobní údaje jsou v bezpečí, převádíme vaše informace pouze do [země / zemí] mimo EU nebo EHP, kde tak činíme v souladu s GDPR. To vyžaduje splnění jedné z následujících podmínek:
- Evropská komise se rozhodla, že země poskytuje odpovídající úroveň ochrany vašich osobních údajů;
- převod je předmětem právně závazného a vynutitelného závazku příjemce k ochraně osobních údajů;
- převod je podmíněn závaznými korporátními pravidly; nebo
- převod je založen na odchylce od omezení GDPR pro přenos osobních údajů mimo EU.
9. Cookies
Naše webové stránky používají „cookies“. Cookies jsou textové soubory ukládané v počítačovém systému prostřednictvím internetového prohlížeče.
Mnoho internetových stránek a serverů používá cookies. Ty obsahují tzv. ID cookie, což je jedinečný identifikátor cookie. Skládá se z řetězce znaků, pomocí kterého mohou být internetové stránky a servery přiřazeny ke konkrétnímu internetovému prohlížeči, ve kterém byl soubor cookie uložen. Umožňuje navštíveným internetovým stránkám a serverům rozlišovat jednotlivé prohlížeče uživatele od jiných internetových prohlížečů, které obsahují jiné soubory cookie. Konkrétní internetový prohlížeč lze rozpoznat a identifikovat pomocí jedinečného ID cookie.
Díky používání souborů cookie můžeme uživatelům našich webových stránek poskytovat relevantnější služby a obsah, který by bez nastavení cookie nebyl možný. Další informace o Našich zásadách používání cookie.
10. Profilace
Profilace zahrnuje analýzu osobních údajů (např. digitální chování, jako jsou navštívené stránky, kliknutí na odkazy, stahování) prováděnou automatizovaným způsobem, aby bylo možné identifikovat nebo předvídat chování uživatelů webu.
V současné době na našich webových stránkách profilování nepoužíváme. Pokud zahájíme nějakou profilovou činnost, upozorníme vás konkrétně na to, že používáme profilování.
11. Registrační informační formuláře a informační formuláře na webových stránkách
Někteří uživatelé se mohou zaregistrovat na našich webových stránkách zadáním osobních údajů prostřednictvím registračního formuláře, například na službu partnerských portálů nebo na naši službu školení online (Akademie). Tyto osobní údaje (například jméno, e-mailová adresa, datum a čas registrace) jsou shromažďovány proto, aby jim poskytly tuto službu, ověřily jejich identitu a poskytly jim bezpečné přihlášení do chráněného webového prostředí. Společnost Sharp tím rovněž získává možnost poskytnout přístup nebo odmítnout přístup kvůli zneužití služby.
Uživatelé mohou své osobní informace poskytnout také odesláním obecného dotazu (např. poptávky po prodeji nebo službách) prostřednictvím formuláře. Tímto způsobem se přenášené osobní údaje prostřednictvím e-mailu automaticky ukládají u kontaktu osoby Sharp pro příjem údajů. Tyto osobní údaje jsou předávány na dobrovolném základě a jsou uchovávány za účelem kontaktování subjektu údajů pro splnění jejich požadavku. Souhlas může být dále někdy také poskytnutý na formulářích pro jiné formy komunikace, např. marketing. Tento souhlas je volně udělen prostřednictvím mechanismu „opt-in“ (viz oddíl 10 níže).
Tyto údaje mohou být také předány společnostem a partnerům skupiny Sharp pro splnění požadavku, pokud se jedná o jinou oblast podnikání, než je ta, kterou uživatel zvolil při předání dotazu. Může být také předán třetím stranám, jako jsou například systémy CRM pro prodej, systémy CRM pro služby nebo platformy marketingové automatizace, avšak v tomto případě zůstává správcem dat Sharp.
12. Prodejní a marketingová komunikace
Jako uživatel webu společnosti Sharp máte také možnost poskytnout osobní údaje, abyste se mohli zaregistrovat ke konkrétním prodejním a marketingovým programům, například k vyjádření zájmu o výrobek nebo službu, k odběru e-mailových zpravodajů nebo k registraci událostí. O našich výrobcích, službách a reklamních akcích informujeme naše uživatele, zákazníky a obchodní partnery prostřednictvím prodejní a marketingové komunikace. Uživatelům je poskytnuta možnost souhlasit s přijímáním těchto sdělení prostřednictvím různých kanálů a mají možnost zasílání těchto sdělení kdykoliv zrušit. Komunikace se stávajícími zákazníky s ohledem na poskytované služby (jako jsou fakturační / smluvní informace) je považována za legitimní zájem a jako takové jsou tyto informace součástí poskytování služby. Případná marketingová sdělení mohou subjekty údajů dostávat pouze tehdy, mají-li (1) platnou e-mailovou adresu, telefonní číslo nebo poštovní adresu a (2) zaregistrují se pro marketingovou komunikaci. E-mailové adresy nových uživatelů se potvrzují prostřednictvím procesu dvojitého přihlášení. Tento potvrzovací e-mail slouží k prokázání toho, zda je majitel e-mailové adresy jako subjekt údajů oprávněn přijímat marketingovou komunikaci.
Během registrace pro marketingovou komunikaci ukládáme také adresu IP počítačového systému přiděleného poskytovatelem internetových služeb (ISP) a používanou subjektem údajů v době registrace, jakož i datum a čas registrace. Shromažďování těchto údajů je nezbytné k pochopení (možného) zneužití e-mailové adresy subjektu údajů někdy v budoucnosti, a slouží tudíž jako cíl právní ochrany správce.
Osobní údaje shromážděné v rámci registrace pro marketingový komunikační program budou použity pouze k zasílání našich konkrétních sdělení, pokud není ve formuláři o souhlasu uvedeno jinak. Pro zpracování těchto údajů používáme v některých případech platformy třetích stran, jako jsou poskytovatelé automatizace marketingu a systémy CRM pro prodej. Všichni poskytovatelé - třetí strany mají se subjekty v rámci skupiny Sharp uzavřené smlouvy o ochraně dat kompatibilní s GDPR a údaje jsou plně řízeny a vlastněny společností Sharp. Souhlas s marketingovým komunikačním programem nebo uložením může subjekt údajů kdykoli vypovědět. Každé sdělení, které posíláme, obsahuje odkaz na odstranění souhlasu (v případě elektronických sdělení), případně můžete souhlas zrušit tím, že se obrátíte na pověřence pro ochranu údajů, jehož kontaktní údaje jsou uvedeny v části 2.
13. Sledování a analýza
Marketingové sledování
Naše marketingová sdělení mohou někdy obsahovat tzv. sledovací pixely. Sledovací pixel je miniaturní grafika vložená do e-mailů, vstupních stránek apod., které jsou odesílány ve formátu HTML a umožňují záznam a analýzu přihlašovacích souborů. To umožňuje statistickou analýzu úspěchu nebo neúspěchu online marketingových kampaní. Na základě vestavěného sledovacího pixelu může správce zjistit, zda a kdy byla marketingová sdělení a konkrétní obsah subjektem údajů zobrazeny nebo staženy, a může tyto informace použít k opakovanému cílení na uživatele s konkrétnějším / relevantnějším obsahem při příští návštěvě jejich digitálních majetků. Svůj souhlas s tím můžete zrušit buď prostřednictvím odkazu na řízení souhlasu v každém elektronickém sdělení, nebo kontaktováním pověřence pro ochranu údajů.
Google Analytics
Pomocí služby Google Analytics sledujeme, oznamujeme a optimalizujeme výkonnost našich webů (např. počet návštěvníků, odkud pocházejí, které stránky navštívili). To sledujeme souhrnně, nikoliv na individuální úrovni.
Provozovatelem Google Analytics je Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, United States.
Službu Google Analytics používáme s funkcí anonymizátoru (aplikace „_gat._anonymizeIp“). To znamená, že IP adresa uživatele je zkrácena společností Google a při přístupu na naše webové stránky z členského státu Evropské unie nebo jiného smluvního státu Dohody o Evropském hospodářském prostoru anonymizována.
Když uživatel vstupuje na náš web z vyhledávání Google (ať už prostřednictvím seznamu organického vyhledávání nebo placené digitální reklamy), umístí Google Analytics soubor cookie do počítače/zařízení uživatele. To umožňuje společnosti Google sledovat, co se stane po kliknutí na odkaz a vstup na naše webové stránky. V případě placené digitální reklamy platíme společnosti Google na základě počtu kliknutí nebo zobrazení, což také zajišťuje přesné vyúčtování a fakturaci a napomáhá předcházení podvodům s klikáním. Společnost Google shromažďuje osobní údaje od uživatele, například IP adresu, čas a místo přístupu. Při každé návštěvě na našich stránkách budou tyto osobní údaje předány společnosti Google ve Spojených státech amerických. Tyto osobní údaje mohou být uloženy společností Google ve Spojených státech amerických a mohou být předávány třetím osobám.
Část C) Vaše práva ohledně kontroly vašich údajů
Práva subjektu údajů („vy“).
Máte následující práva ke kontrole údajů podle zásad GDPR:
Právo na potvrzení – to znamená možnost zjistit od nás, zda údaje o vás zpracováváme.
Právo na přístup – to znamená schopnost zjistit, jaké údaje o vás jsou uchovávány (také nazývané žádost o přístup subjektu). To vám umožní obdržet kopii osobních informací, které o vás máme, a ověřit, že je zpracováváme v souladu se zákonem.
Právo na opravu – to znamená možnost měnit nebo upravovat neúplné nebo nepřesné údaje, které o vás máme.
Právo na vymazání – to znamená, možnost být vymazán z našich databází /systémů v případě: že nemáme žádný dobrý důvod, abychom jej nadále zpracovávali, zrušíte svůj souhlas, neoprávněně uchováváme vaše osobní údaje nebo bychom měli vymazat vaše data, abychom vyhověli platným zákonům EU. Máte právo nás požádat o smazání nebo odstranění vašich osobních údajů, pokud jste uplatnili své právo na námitku proti zpracování.
Právo na omezení zpracování – to znamená možnost omezit nebo pozastavit zpracovávání osobních údajů.
Právo na přenositelnost dat – to znamená možnost přesunout data jinému dodavateli.
Právo na námitku – to znamená možnost zabránit tomu, aby vaše osobní údaje byly zpracovány určitým způsobem, nebo odstranit souhlas. Existuje zvláštní ustanovení, aby bylo možné samostatně vznést námitky proti profilování dat.
Chcete-li uplatnit vaše práva k některému z výše uvedených bodů, kontaktujte nás e-mailem na adrese: gdpr.cz@sharp.eu
Případně existují také další kroky, které může uživatel našich webových stránek provést s cílem omezit množství osobních údajů, které můžeme zpracovat:
Nesouhlas nebo zrušení souhlasu:
- V případech, kde osobní údaje shromažďujeme prostřednictvím formulářů, zavedeme přihlašovací okénka, kde nám můžete sdělit, zda chcete, abychom vás kontaktovali pro marketingové účely. Pokud souhlasit nebudete, tak vás kontaktovat nebudeme s výjimkou situací, které souvisí se službou, kterou vám poskytujeme.
- Většina marketingových sdělení, zejména v případě elektronické komunikace, bude - pokud to bude praktické - obsahovat možnost odhlásit se od další marketingové komunikace.
Zákaz nebo zrušení povolení ke sledování webu:
- Na naše webové stránky vstupte pomocí okna anonymního / inkognito prohlížeče
- Zakažte nastavení souborů cookie tím, že upravíte nastavení webového prohlížeče:
o Nastavení cookies v aplikaci Internet Explorer
o Nastavení cookies v aplikaci Firefox
o Nastavení cookies v aplikaci Chrome
o Nastavení cookies na webu a iOS Safari.
- Námitka ke sběru dat pomocí služby Google Analytics
o Stáhněte a nainstalujte doplněk prohlížeče: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
o Tím sdělíte Google Analytics (přes JavaScript), že žádná data nesmí být do Google Analytics předávána.
o Další informace: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/ http://www.google.com/analytics/terms/us.html
o https://www.google.com/analytics/
- Když budete chtít uplatňovat svá práva, tak se vám vždy budeme snažit pomoci, avšak v některých případech můžeme mít oprávněné důvody k odmítnutí vaší žádosti.
- Všechny požadavky, které učiníte, prošetříme bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tato lhůta může být v případě, že to bude nutné prodloužena o další dva měsíce, s ohledem na složitost a počet žádostí. O takovém prodloužení vás budeme informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody prodlení.
- V případě, že se rozhodneme neprovést na základě žádosti žádné kroky, budeme vás informovat o důvodech jejich neprovedení.
- Podání stížnosti u dozorčího orgánu: Pokud nesouhlasíte s rozhodnutím, které učiníme ohledně žádosti o práva, nebo se domníváte, že porušujeme platné zákony na ochranu údajů, můžete podat stížnost orgánu dozoru na ochranu údajů v EU. Můžete kontaktovat orgán pro dohled nad ochranou údajů pro Českou republiku s použitím jeho kontaktních údajů na jeho webových stránkách https://www.uoou.cz/
14. Aktualizace těchto pravidel
Pravidla ochrany osobních údajů můžeme z času na čas aktualizovat tak, aby odrážela změny způsobu, jakým zpracováváme osobní údaje (např. pokud zavádíme nové systémy nebo procesy, které zahrnují nové využití osobních údajů), nebo pro vyjasnění informací, které jsme poskytli v tomto oznámení. Naše změny budou v souladu s platnými zákony o ochraně dat.
Doporučujeme, abyste si z času na čas přečetli aktualizace tohoto oznámení, ale budeme vás přímo upozorňovat na změny tohoto oznámení nebo na způsob, jakým používáme vaše osobní údaje, bude-li to vyžadovat zákon.